На стол бухгалтеру !

Товарно-транспортная накладная является главным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета при автомобильных перевозках. Как правильно оформить ТТН?

Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортом составляется товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Форма и указания по ее применению утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Эта форма предназначена для учета работ в автомобильном транспорте, а именно для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки.

Главное – форма

На форму документа необходимо обратить особое внимание. Товарно-транспортная накладная (ТТН) является первичным документом, значит, принять ее к учету можно только при условии, что накладная составлена на бланке, содержащемся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В эти формы нельзя вносить изменения и исключать «ненужные» поля. Но внести дополнительные в случае необходимости можно (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).
Форма заполняется в четырех экземплярах. ТТН состоит из двух разделов: товарного и транспортного. На каждую перевозку составляется отдельная накладная. В заполнении ТТН участвуют грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик.
Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем грузов и служит для списания товарно-материальных ценностей со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя. К документу могут прилагаться другие специальные формы: сертификаты, паспорта, свидетельства и др. Количество этих документов нужно отразить в строке «Приложение» товарного раздела.
    Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем – заказчиком автотранспортных услуг с организацией – владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов. Он служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке.

Избежать ошибок в заполнении ТТН

Главные «налоговые» неприятности несоблюдения установленной формы ТТН – отказ в признании расходов для налога на прибыль и принятии вычетов по НДС.
При проведении налоговых проверок самым распространенным поводом для споров является ТТН, составленная в свободной форме. Даже если в «самодельной» накладной присутствуют все необходимые реквизиты, такой первичный документ попытаются признать недействительным, как несоответствующий требованиям пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Еще один повод для претензий проверяющих − заполнение не всех полей ТТН. По мнению налоговиков, в накладной не должно быть пустых граф и строк. В случае отсутствия данных нужно проставлять прочерки.
Если дата ТТН не совпадает с датой отражения операции в учете (как у продавца, так и у покупателя), проверяющие считают, что расходы признаны несвоевременно, а иногда и вовсе их не признают. Первичный документ нужно составлять в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).
Бывает, что стоимость товара в ТТН отражают в иностранной валюте. По такой накладной инспекторы аннулируют приход товара. Бухучет надо вести в валюте Российской Федерации – в рублях (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 129-ФЗ). Однако в связи с тем, что в период между оплатой и отгрузкой курс валют колеблется, чтобы не допустить искажения данных и соблюсти принцип достоверности, рекомендуем рядом с ценой в рублях (в скобках) отражать валютный эквивалент. Нелишним будет и приложенный порядок расчета рублевой суммы (в виде справки в произвольной форме).
Нередки случаи, когда вместо подписи в накладной стоит факсимиле. Такая ситуация недопустима, так как ни в налоговом законодательстве, ни в стандартах бухучета нет правил использования факсимиле. Подписи всех материально ответственных лиц должны быть «живыми».
И наконец, о печати на ТТН. Печати предусмотрены формой накладной, поэтому их отсутствие тоже может быть расценено как заполнение не всех полей и грозить неблагоприятными налоговыми последствиями. Печати проставляют грузоотправитель и грузополучатель.
На наш взгляд, стоит придерживаться правил заполнения ТТН во избежание претензий проверяющих и возможных споров с инспекцией, хотя есть судебная практика, свидетельствующая (при определенных условиях) о лояльности арбитров.

ТТН на практике

Рассмотрим процедуру и пример заполнения товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т.